Cosa ogni IT Manager deve sapere del  Project Management

Introduzione
Un IT Manager, o comunque un manager in generale, ed un Project Manager hanno molto in comune. Entrambi devono raggiungere i loro obiettivi attraverso la gestione delle attività di altre persone. Utilizzano sostanzialmente le stesse competenze, capacità, abilità e caratteristiche personali per pianificare, organizzare, dirigere e controllare i loro team, includendo:
• Forte leadership e capacità di relazione
• Capacità di gestire persone, tempi e risorse
• Capacità di sviluppare professionalità
• Eccellenti doti di comunicazione e di presentazione
• Buone capacità organizzative e di problem solving
• Buone doti di negoziazione, di risoluzione dei conflitti e di decision making
• Forte capacità di gestione dei clienti
• Conoscenza della legislazione e delle regolamentazioni pertinenti
• Onestà e integrità

Differenze tra IT Manager e Project Manager

Sebbene la maggior parte dei Manager abbiano competenze simili, ci sono alcune  differenze tra il ruolo di IT Manager e di Project Manager. La differenza principale sta nella focalizzazione. Un IT Manager è responsabile di un programma continuativo di servizi IT, mentre un Project Manager limita la sua responsabilità e autorità alla durata di un progetto.
Infatti è la limitazione temporale dei progetti che rende così importante il ruolo del Project Manager. Nonostante queste similitudini e differenze, è importante che un IT Manager conosca i principi fondamentali del project management formalizzato. Infatti ogni organizzazione deve saper  realizzare cambiamenti e praticamente qualsiasi cambiamento importante è gestito tramite un project team. E’ necessario che ognuno all’interno dell’azienda (o nella funzione IT) abbia gli skill di project management o è meglio che questa competenza sia propria di poche persone altamente qualificate? Diffondi la conoscenza!

Project Team

I Project Team sono frequentemente  cross funzionali, con membri provenienti da diverse funzioni.  Devono essere in grado di interagire con successo con le  persone degli altri reparti, al fine di pianificare e portare a termine il progetto. Chiunque nell’organizzazione sarà coinvolto da ciò che il project team fa, quindi maggiore sarà il numero di persone che hanno delle competenze di project management, più facile sarà per loro interagire con il project team.
Molte organizzazioni hanno diversi Project Manager o un Project Management Office. Comunque, gli IT Manager che non dovessero disporre di queste risorse possono sicuramente trarre beneficio dalla conoscenza delle best practice di project management  come il PMBOK® (Project Management Book of Knowledge) del Project Management Institute o il PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) adottato dall’ amministrazione pubblica inglese. Non è necessario per ciascun membro di un’organizzazione essere un project manager professionista, ma ciò non significa che debba ignorare le basi della disciplina.
La cosa forse più importante per una società è individuare un metodo per la gestione dei progetti e diffonderlo nell’organizzazione.

Progetti

La necessità del  cambiamento
Parliamo un po’ di più dei progetti in sé. Abbiamo già detto che il cambiamento è la ragione per cui si fanno progetti. I cambiamenti  nel business naturalmente si riflettono, quando non sono addirittura anticipati, nella tecnologia a supporto del business. Abbiamo stabilito l’origine dei progetti, ma cos’è un progetto? Un progetto è un’insieme di attività non proceduralizzate, chiaramente definite da una data di  inizio e di fine, da uno specifico campo di applicazione, da un budget e con un obiettivo o un risultato ben preciso raggiungere.
E’ facilmente comprensibile che la quantità di tempo, energie e impegno richiesti  per portare a termine un progetto potrebbero costituire un sovraccarico per qualunque IT Manager, se tutto ciò si dovesse aggiungere alle sue attività abituali.
Ed ora occupiamoci del project team.

Il Project Manager
Identificate la necessità di un cambiamento, si deve identificare un Project Manager. Qualcuno deve essere incaricato di focalizzare le iniziative, i piani, i processi di esecuzione, di monitoraggio e controllo, e infine di chiusura dei lavori del progetto. Ad ogni modo, il Project Manager non svolge direttamente le attività che sono richieste dal progetto: questo è compito del project team. L’ IT Manager supporta il progetto fornendo le risorse umane e delegando l’autorità al Project Manager. Contrariamente all’IT Manager, che ha una autorità dovuta alla sua posizione, il Project Manager ha una autorità temporanea, dettata dal progetto stesso. Ciò può creare confusione tra i componenti del team quando il normale carico di lavoro e le attività di progetto entrano in conflitto. L’IT Manager può facilitare il successo del progetto adeguando i carichi di lavoro e assegnando priorità in modo da rendere maggiormente disponibili i componenti del team.

Il Project Process
Il PMBOK®  definisce il  Project Management come “l’applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche alle attività di progetto al fine di soddisfare i requisiti del progetto stesso”.” In sostanza, si tratta di un approccio proceduralizzato orientato alla definizione, esecuzione e misurazione del  lavoro richiesto per raggiungere gli obiettivi desiderati. Sta nella familiarità e nella capacità di utilizzo degli strumenti e tecniche di gestione che il Project Manager  si differenzia dagli altri manager all’interno dell’organizzazione. Il Project Manager professionale deve dedicare parecchio  tempo e impegno per apprendere e applicare appropriatamente le best practice. La capacità di adattare le metodologie di project management allo stile ed alla cultura di una specifica organizzazione è il risultato della giusta combinazione di formazione e esperienza.

Sommario
Ciò che ogni IT Manager deve sapere a proposito del Project Management è che ci sono delle best practice che, quando vengono diffuse in un’organizzazione, possono aumentare significativamente le probabilità di successo di un progetto. Il Project Management è un ruolo professionale ben definito con  proprie practice e competenze. Adottare metodologie di Project Management renderà più semplice e consistente la gestione del  cambiamento all’interno di un ambiente IT. E’ importante ricordare che ogni modello o strumento è efficace solo se le persone che lo utilizzano lo sanno utilizzare bene. Scegliere il modello o lo strumento che meglio si adatta alla cultura aziendale, favorirne l’adozione da parte dell’intera organizzazione, formare il personale  all’utilizzo degli strumenti ed alle ragioni per cui sono stati scelti sicuramente facilita il cambiamento e lo rende più coerente. Le figure dell’ IT Manager e del  Project Manager non sono in contraddizione all’interno di una organizzazione. Le capacità del Project Manager di focalizzare le conoscenze, le competenze, gli strumenti e le tecniche assicurano un temporaneo aiuto all’IT Manager che può continuare a dedicarsi alle sue attività istituzionali.

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